מתכוננים למבחן מיון לעבודה? שימרו על פרטיותכם

הרשות למשפט טכנולוגיה ומידע (רמו"ט) במשרד המשפטים מפרסמת טיוטת הנחיה בנושא היבטי הפרטיות של הליכי מיון לעבודה ופעילות מכוני השמה
בשלב גיוס עובדים למקום עבודה חדש או לתפקיד חדש במקום העבודה, נאסף מידע אישי רב על מועמדים פוטנציאלים וכתנאי לקבלה לעבודה דורשים מעבידים רבים שהמועמדים למשרה יעברו מבחני מיון והתאמה.

ההנחיה מבהירה את מעמדם של המעסיקים ומכוני ההשמה ביחס למידע שנאסף על המועמדים להעסקה, ומפרטת אלו שימושים מותר למכונים לעשות במידע האישי הנצבר אצלם, מה תוכן ההסכמה שהמכון נדרש לקבל מן המועמדים כתנאי לעיבוד המידע, וכיצד על המכון לממש את זכותו של המועמד לעיין במידע האישי שנאסף עליו ולתקנו.

ההנחיה משקפת את הפרשנות המשפטית שתשמש את רשם מאגרי המידע בעת ולצורך הפעלת מגוון הסמכויות המסורות לו בחוק.

מבדיקת רמו"ט עולה, כי לא כל מכוני ההשמה מקפידים על קיום הוראות חוק הגנת הפרטיות במידע הנאסף אצלם בעת עריכת בדיקות התאמה לעובדים. זאת במיוחד ביחס לשימוש שהם עושים במידע ובכל הנוגע לחובתם לאפשר לנבחנים לעיין בתוצאות המבדקים.

עיקרי עמדת הרשם לפי ההנחיה הינם כדלקמן:

מכון ההשמה אינו אלא המחזיק במידע על המועמד המופנה למבדקים אצלו, ואין לו זכויות שימוש או עיבוד נוספות במידע אלא לצרכיו ועל פי הגדרותיו של המעביד שהוא בעל המאגר (בכפוף להוראות החוק והסכמת המועמד).

אם מכון ההשמה מחזיק במידע עבור חמישה מעבידים ומעלה, עליו למנות ממונה על אבטחת המידע.

אין להשתמש במידע אודות המועמד לעבודה למטרות נוספות, ובכלל זה מסירה למעסיק פוטנציאלי אחר, אלא אם המועמד נתן הסכמה מודעת ונפרדת לכל שימוש ושימוש במידע, לאחר שנמסרה לו הודעה מפורטת כנדרש בחוק.

הסכמתו של מועמד לעבודה היא הכרחית כתנאי לאיסוף מידע אודותיו ולשימוש בו, אך אינה מספיקה: מבחינת דיני הפרטיות היא יכולה להכשיר שימוש במידע אודותיו רק אם השימוש עומד גם במבחן התכלית הראויה ובמבחני המידתיות. זאת, מפני שבפני המועמדים המבקשים להתקבל למקום עבודה, אין ברירה אמיתית, אלא להסכים לביצוע מבדקים במכוני השמה ומיון אצל הגורם אליו הפנה אותם המעביד.

חובה לספק למועמד את חוות הדעת המילולית, כפי שנמסרה למעסיק, כולל תוצאות מבדקי ההתאמה ככל שנכללו בה, בהתאם לזכות העיון הקבועה בחוק ובסייגים המפורטים בהנחיית רמו"ט.

חובה למחוק את המידע על המועמד, או להפוך אותו לאנונימי לחלוטין, מיד כשהמידע אינו נחוץ עוד למימוש המטרה לה הסכים המועמד.