מטריקס סיימה פרוייקט "ירוק" לניהול דיגיטלי של תהליכי אישור וקליטת חשבוניות במערכת תפנית עבור מכון ויצמן למדע

המערכת תסייע לחסוך זמן, מקום אחסון וניירת היקף הפרויקט נאמד בכ- 1.5 מיליון ₪
חטיבת מערכות עסקיות של מטריקס השלימה פרוייקט עבור מכון ויצמן למדע במסגרתו פיתחה והקימה מערכת ארכיב הנשענת על מנגנון ניהול תהליכים, במטרה להפוך את תהליך הטיפול בחשבוניות ספקים בארגון לדיגיטלי ואוטומטי. המערכת משמשת לתיוק ואחסון חשבוניות ומידע במסגרת מערכת ה – ERP 'תפנית' הפועלת במכון ויצמן. היקף הפרוייקט נאמד בכ- 1.5 מיליון ₪ וארך כשנה.

מטרות הפרויקט היו ייעול תהליך אישור החשבוניות לתשלום, חסכון רב בנייר וחסכון בזמן באיתור חשבוניות וקליטתן. הפרויקט עמד ביעדי התקציב והזמן.

מערכת הארכיב וניהול התהליכים פותחה על מנת לייעל את תהליך הקליטה והאישור של חשבוניות ספקים ש'נדדו' בין גורמים מאשרים שונים בארגון, אשר אישרו אותן באופן ידני. כל חשבונית צולמה ותויקה מספר פעמים על ידי הגורמים המאשרים השונים, תהליך אשר גרר הוצאות גדולות של זמן בתיוק החשבונית ואיתורה ובזבוז אדיר של נייר.

המערכת שפיתחה מטריקס משרתת כ- 200 משתמשים לרוחב הארגון כולו. תהליך הניתוב מבוצע באמצעות טבלאות החלטה חכמות לכל הישויות הרלוונטיות, המסמך נשמר בארכיב ומקושר אוטומטית לכלל הישויות הקשורות לכל חשבונית.

כמו כן שולב במערכת מנגנון זיהוי וחתימה דיגיטלית על מנת לזהות בצורה חד חד ערכית כל עובד ועובד. כל מסמך נחתם על ידי שתי חתימות דיגיטליות מאושרות, בהתאם לתקנה המתגבשת בנושא, מה שיאפשר בעתיד הקרוב את השמדת המסמך ואת הצורך בתיוקו. כחלק מן הפרויקט רכש מכון ויצמן סורקים מהירים.

במכון ויצמן מתכננים להרחיב את הפרוייקט ולפתח מערכות אשר ינהלו את כל מסמכי הארגון ובכללם: הזמנות, תעודות משלוח, הסכמים, ערבויות ועוד.

במכון ויצמן פועלת מספר שנים מערכת תפנית האחראית לניהול כלל הפעילות הפיננסית, הלוגיסטית, ניהול מחקרים ועוד. עם מערכת ה- ERP תפנית, עובדים כ- 1,000 משתמשים - באגף הכספים, הבינוי, אגף לוגיסטיקה ורכש, מנהלי התפעול של הפקולטות, מדענים ויזמי רכש.

יובל לזרוב, ראש אגף הכספים במכון ויצמן: "זהו שדרוג טכנולוגי ומנהלי שמעביר מסר חינוכי חשוב גם בתחום השמירה על הסביבה. תהליך עבודה מרכזי שבעבר נמשך שבועות יימשך באמצעות המערכת החדשה שעות ספורות. מעבר לחיסכון הברור מאליו של שעות עבודה רבות, נחסוך גם את עלות האחסון והניהול של ארכיבים פיזיים. זהו צעד נוסף בפרויקט מתמשך לשדרוג המערכת המנהלית, לשיפור השירות ולהטמעת ערך השקיפות. המערכת החדשה מאפשרת לעקוב אחר כל פעולה בזמן אמיתי. הספקים יכולים לראות בעצמם, בפורטל, את שלבי ההתקדמות בביצוע התשלומים. מנגנון ההזדהות והחתימה הדיגיטלית משדרגים את יכולות הבקרה שלנו ומסייעים במניעת כפילויות וטעויות. בנוסף לכל אלה, המערכת החדשה תייתר את הצורך ביותר ממיליון מסמכי נייר בשנה, דבר שיחסוך כסף, אבל לא פחות חשוב, יקדם אותנו עוד צעד להגשמת החזון של קמפוס ירוק".

לדברי מנחם ניסנבוים, מנהל חטיבת מערכות עסקיות במטריקס: "מכון ויצמן בחר להשקיע בפרויקט ירוק שמשיג חסכון עצום בנייר כמו בייעול ומניעת טעויות. הארגון יכול לבצע תהליכים, לעקוב אחריהם ולאתר מסמכים בקלות ובמהירות. כל משתמש יכול לדעת בכל שלב באיזה שלב נמצא אישור המסמך".