בחירת מערכת ניהול מחסן (WMS) בארבעה שלבים

חן בנדק, מנהל תחום מצוינות בתפעול ושרשרת אספקה ב-AUREN ישראל. צילום יחצ

בחירת מערכת ניהול מחסן (WMS -Warehouse Management System ) היא לא פשוטה, אך ניתן לסכם את התהליך בארבעה שלבים. הטמעת מערכת WMS הוא פרויקט יקר ומורכב, יש המגדירים אותו כ-"ניתוח לב פתוח לארגון". אם לא נעבוד בצורה מסודרת ומושכלת, נמצא את עצמנו מוציאים כסף רב ללא קבלת תמורה מלאה. האם אנחנו מוכנים לקחת את הסיכון? ההשקעה שנשקיע בשלב הראשון, תחזור אלינו בהמשך הפרויקט, כלומר, משלמים בתכנון וחוסכים בביצוע ובהטמעה.

השלבים לבחירת מערכת WMS:
שלב ראשון - הגדרת הדרישות ואפיון ראשוני למערכת הנדרשת.
שלב שני – בחירת אופי הפתרון וסוג המערכת המתאימה לארגון.
שלב שלישי – בחינת התאמת הספקים הפוטנציאלים.
שלב רביעי - בחירת הספק למערכת.

שלב ראשון - הגדרת הדרישות ואפיון ראשוני למערכת הנדרשת.
לניתוח הצרכים בארגון, מספר מטרות. הבנת הבעיות המרכזיות של התפעול והגעה להסכמה פנימית בארגון על הדרישות מהמערכת העתידית. הגדרת הצרכים ברשימה מאפשרת לוודא שלספק יש מענה לצרכים אלו במעטפת הפתרון אותו הוא מציע. להלן הצעדים בדרך להגדרת דרישות מהמערכת:

הקמת צוות פנימי, שיכלול את מירב בעלי העניין ע"מ להבין את הבעיות הקיימות היום בתהליכי עבודת המחסן וקביעת מטרות הפרויקט.

קביעת יעדי ההצלחה לפרויקט, כמו, רמות מלאי, אמינות מלאי, עמידה בזמני משלוחים, הורדת פחתים ועוד.
ניתוח תהליכי זרימת החומר במחסן וכתיבת אפיון ראשוני למערכת:
קבלת טובין למלאי.
שינוע לאחסון.
ניהול המלאי.
שליפה מהמלאי
אריזה
משלוח.
תהליכים מיוחדים, כמו העברת סחורה (מסוף), Drop Shipment וכו'.
לשלב הזה שלושה תוצרים מרכזיים:
יעדים מוגדרים להצלחת הפרויקט.
רשימת בעיות במערכת הקיימת.
אפיון ראשוני למערכת הרצויה.

תוצר נוסף ולא פחות חשוב הוא הסכמה ארגונית, פנימית, כתובה, על שלושת הסעיפים מעלה, יעדי הפרויקט, הבעיות המרכזיות היום ואפיון למערכת הרצויה.

שלב שני – בחירת אופי הפתרון וסוג המערכת המתאימה לארגון:
בשוק קיימות הרבה תוכנות שנותנות מענה לטיפול בניהול מלאי במחסן. נפלח אותן לארבע משפחות מרכזיות, ע"מ לעזור בניפוי המערכות שאינן רלוונטיות ומיקוד במערכות הנותנות לנו את הפתרון הרצוי. להלן, ארבע הפלחים המרכזיים.

מערכות ניהול שרשרת אספקה:
מערכות כוללות לניהול כלל מערך שרשרת אספקה משלב הרכש, דרך הייצור ועד לבית הלקוח. מערכות בעלות עוצמה הנותנות מענה לכלל שרשרת האספקה ולא רק למחסן. מערכות מובילות בשוק - Made4net, Ewave, Mantis ועוד.

מערכות מסחר אלקטרוני וניהול מחסן (E-commerce).
מערכות מודרניות ופשוטות לניהול מחסן, המשמשות פלטפורמה לניהול המסחר ברשת ומתממשקות לאתרי מסחר כמו אמזון, E-bay ועוד. מערכות מובילות בשוק – Magento, PrestaShop, OpenCart ועוד.
מערכות ניהול מחסן משולבות חומרה (אינטגרטיבי).

מערכות אינטגרטיביות, המשלבות חומרה, כמו, קוראי ברקוד, מסופים ניידים, מדפסות וכדומה. מערכות אידאליות לניהול התהליכים הפנימיים במחסן. בשימוש בארץ מערכות רבות, חלקן מקומיות, חלקן בינלאומיות, הנותנות מענה לטיפול הסחורה במחסן, בקליטתה, אחסונה וניפוקה.

מערכות ניהול מחסן, כמודול במערכת ERP.
הפתרון הקלאסי הכולל, מערכות ניהול מחסן, כמודול במערכת כוללת לניהול הארגון (ERP) לצד מודול כספים, מכירות וכו'. מערכות מובילות בשוק - SAP, פריוריטי ועוד.

כל ארגון צריך לבחור את אופי הפתרון המתאים לו, ע"פ הצרכים והאפיון בשלב הראשון. בארץ הפתרונות המובילים בחברות הגדולות והבינוניות הם מערכות ניהול שרשרת אספקה ומערכות ניהול מחסן המשולבות ב ERP. למרות זאת, כדאי לבחון היטב את הצורך האמתי, ייתכן והפתרון המתאים לכל ארגון הוא דווקא הפשוט והזול יותר.
התוצר של שלב זה הוא הבנת סוג המערכת הרצוי לחברה והתמקדות בספקים בתחום הנותנים מענה מתאים.

שלב שלישי – בחינת התאמת הספקים הפוטנציאלים:
בחירת 2-4 ספקים, הנראים המתאימים ביותר ע"פ סוג המערכת הנבחרת.
הצגת אפיון תהליכי המחסן וריכוז הבעיות התהליכיות היום בפניהם.
הבנת המערכת אותה הם מציעים, ניסיון במספר התקנות בארץ ובעולם ואפשרות לDEMO.
תמיכה שלהם בארץ, מספר מנהלי פרויקטים, טכנאים ואנשי תוכנה.

בירור חמש ההתקנות האחרונות שבוצעו בארגונים הדומים לארגון, מומלץ לבקר בשלושה מהם לאסוף התרשמות על רמת השירות, איכות הפתרון ובעיות בלתי צפויות במהלך הפרויקט.
ווידוא כי המערכת יכולה להתממשק למערכות המחשב של הארגון, ERP, מערכת פיננסית וכדומה. רצוי שלספק יהיה ניסיון בממשקים דומים.

ווידוא שהמערכת נותנת מענה לאפיון ולדרישות שהועברו עם מינימום התאמה ושינויי תוכנה. ככל שרמת הקסטומיזציה תהיה נמוכה יותר, סיכויי ההצלחה של הפרויקט יעלו.
מחיר ולוחות זמנים להתקנה והפעלה. המחיר צריך לכלול רישיונות, התאמה והתקנה, שירות, תמיכה ועוד.
עלות החומרה הנדרשת לתמיכה בתוכנה וקבלת הצעות מחיר.
שרתים.
ציוד קצה (מדפסות, קוראי ברקוד וכו').
תקשורת (אנטנות, מרכזיות וכו').

בסוף שלב זה, אמור להצטבר מספיק מידע לקבלת ההחלטה ולעבור לשלב בחירת הספק.

שלב רביעי - בחירת הספק למערכת.
טבלת החלטות, המצורפת מטה, בנויה ממתן ציון בין 1-5 לכל סעיף. ציון השורה, מוכפל במשקל הסעיף וכך מקבלים את התוצאה לכל שלב בטבלה. הסעיפים והמשקלים הינם כאן, כהצעה והמחשה. כל ארגון צריך לבחור את הסעיפים ואת הפרמטרים החשובים לו במערכת ולקבוע משקלים בהתאם לחשיבותם. בסוף הטבלה, מסכמים את כל המספרים ומדרגים את החברות. הבחירה הנכונה, אמורה להיות החברה עם הציון הגבוה ביותר.

מזל טוב, בחרתם ספק למערכת ה WMS, עתה יש לגשת לחתימה על החוזה ותחילת העבודה. ועל זה בפרק הבא.

הערות לסדר:
מערכת WMS יעילה, הינה חלק חשוב בהתמודדות עם השינויים בעולם שרשרת האספקה אשר בו הזמינות לשוק היא שם המשחק, אבל לא היחיד. גורמים נוספים, כמו, איכות התחזיות, איכות המידע ההנדסי וכדומה, משפיעים גם הם על יכולת הארגון לעמוד ביעדיו.

פרויקט הכנסת מערכת WMS, הוא הזדמנות מצוינות לשפר תהליכים בשרשרת האספקה, המעיקים על התפקוד היומיומי, נצלו אותה.

יש לבחור את המערכת המתאימה לתהליכים העתידיים ולא את זאת שמתאימה לתהליכים הקיימים, ע"מ שבגמר ההטמעה נהיה עם מערכת שמקפיצה אותנו קדימה ולא הפוך.

אם תוותרו על ניתוח המצב הקיים, שיפור התהליכים והגדרת הדרישות למערכת, תשלמו על זה כפליים בתקלות ובעיות שיכולתם למנוע מראש, אל תחסכו בתכנון.