מערכת ה-BI היא המצפן של העסק ומטרתה לשאוב נתונים ממקורות שונים ולהציג אותם באופן מובנה וקל לקריאה

התמודדות עם הצפת מידע היא חלק ממרקם החיים העכשווי, מדי דקה עולים אלפי תכנים בכל פורמט לרשתות, ובשונה מימי העבר הקהל נכון יותר להשוות בין המתחרים השונים, והוא בוחר לעקוב אחר אלו המעניקים לו את הערך הגבוה ביותר
מה מערכת BI צריכה להציע כדי להיות משתלמת?
מערכת ה-BI היא המצפן של העסק ומטרתה לשאוב נתונים ממקורות שונים ולהציג אותם באופן מובנה וקל לקריאה. כיצד לזהות פתרון BI משתלם? לפניכם הנקודות שכדאי להכיר.

התמודדות עם היקף של מידע
הצפת מידע היא חלק ממרקם החיים העכשווי, מדי דקה עולים אלפי תכנים בכל פורמט לרשתות, ובשונה מימי העבר הקהל נכון יותר להשוות בין המתחרים השונים, והוא בוחר לעקוב אחר אלו המעניקים לו את הערך הגבוה ביותר. ארגונים המצליחים לברור את המוץ מן התבן ולהתמודד עם אותם היקפי מידע, לא רק שמשדרגים באופן משמעותי את חווית הלקוח באמצעות שירות מהיר יותר אלא בונים אמון מתמשך, שבא לידי ביטוי בתוצאות העסקיות. מערכת BI איכותית ומשתלמת מתמודדת עם היקפי מידע נרחבים ממקורות שונים, ללא פגיעה בזמן הטעינה ובמהימנות המידע בזמן אמת.

היבט נוסף של התמודדות עם מסות של מידע הוא חיבור המערכת למקורות שונים
מערכת ה-BI שואבת נתונים ממקורות פנים ארגוניים לרבות מערכות ERP, מערכות CRM ומערכות ניהול אחרות בארגון ומרכזת אותם בטבלאות, גרפים ותרשימי זרימה. ברוב המקרים, כאשר ארגונים רצו לקבל ידע ממערכות שונות, הם היו תלויים בפורמטים השונים, או נדרשו לתוכנות קצה לקישור המידע. במערכת BI מהדור החדש, המנוע המובנה במערכת שואב מידע מכל מקור שהארגון מחובר אליו, החל מתיבת דואר ברשת חברתית, מסע פרסום, חנות או פורטל אינטרנטי ומביא את המידע בזמן אמת, ללא תלות בפורמט, למסך המתאים ולטבלה הנכונה.

נוחות השימוש במערכת
שילוב של מערכת BI ארגונית היא החלטה אסטרטגית, יחד עם זאת פתרונות BI רבים נותרו בשלב "הפיילוט" ונזנחו לטובת שיטות העבודה הישנות עם כלי ה-Excel וה - Power Point . הסיבה המרכזית לכישלון ההטמעה נבעה משילוב של מספר מאפיינים:
• פתרון ה-BI לא היה מספק מלכתחילה, ולא פתר פערים עסקיים
• פתרון ה-BI נמשל למערכת דוחות של קלט ופלט
• לא ניתן היה להתבסס על הנתונים שהזינו את המערכת בשלב הראשוני להפעלתה
• משתמשים רבים לא מצאו במערכת ערך מוסף ולא הבינו כיצד הם יכולים לשפר את יכולת קבלת ההחלטות על סמך שאילתות ונתונים
• תלות גבוהה בצוותי הפיתוח הביאה ארגונים לזנוח את המערכת בשלבים מאוחרים יותר
מערכת BI משתלמת מאפשרת גם לעובדים, שאינם בקיאים בעבודה עם כלי -BI לחקור באופן חופשי את המידע המוצג להם, להגיע לתובנות עסקיות ולגלות מגמות מעניינות, המסתתרות במסד הנתונים. מערכת זו צריכה להיטען בקלות, לפעול במהירות, להציג את המידע המתאים וגם את המידע המקושר אל השאלה, ולאפשר חקירה אינטואיטיבית בגלילה באמצעות לחיצה על הערךשמעוניינים לחקור. בנוסף, בשלב הטמעת המערכת, חשוב שאנשי מקצוע הבקיאים בעולם התוכן הייחודי של המשתמש יוכלו ללמד אותו כיצד לחקור את המערכת וכיצד למצות ממנה את המיטב. לרבות, ביצוע החקירה הראשונית, קידומה, היכולת להפיק תועלת מהכלים הרבים המשפרים את תצוגת המידע והיכולת לקצר תהליכי עבודה בזכות המערכת ולהפוך אותה לכלי מרכזי ביום יום.

מערכת שלומדת את המשתמש
מערכת BI איכותית ומשתלמת מורכבת משילוב של בינה מלאכותית ובינה אנושית - מערכת זו בנויה על שכבות של מידע מקושר בקישורים שונים בהתאם למאפייני העסק. המערכת דומה בתצורתה למנועי החיפוש האינטרנטיים, וכשם שהמשתמש מבצע חיפוש אחר מוצר מסוים ומוצגות לו תוצאות מסוימות שאותן הוא רוצה לראות ואליהן הוא רוצה להגיע - כך פועלת המערכת, שכן עם הזמן היא לומדת את העדפות המשתמש ומקצרת את שלבי החיפוש, ובנוסף מציגה מידע מקושר, שעשוי לעניין אותו ולסייע לו להבין באופן מעמיק יותר את המשמעות המסתתרת מאחורי הנתונים.