כרטיס העסקים המאוזן הוגדר כהתפתחות העסקית החשובה ביותר ב- 75 שנים האחרונות

איציק גי'ני, מנהל חטיבת SAP במלם-תים במאמר על השימוש ב"כרטיס ההישגים המאוזן"
"אם אתם ממשיכים למדוד את עצמכם בדרך הישנה, תישארו בהישגים הישנים", אמר פיטר דרוקר - אבי תורת הניהול המודרנית. כבר בשנת 1997 ציין The Harvard Business Review את כרטיס ההישגים המאוזן, כהתפתחות העסקית החשובה ביותר ב-75 השנים האחרונות. בסקר שנערך בשנת 1999 ע"י חברת הניהול "ביין" דווח כי 55% מהחברות האמריקאיות ו-45% מהחברות באירופה שהשתתפו בסקר, מסרו כי הן התחילו להשתמש ב"כרטיס ההישגים המאוזן" (BALANCED SCORECARD-BSC). הסיבה לשימוש הגדל והולך בכרטיס ההישגים המאוזן בקרב חברות כה רבות בעולם המערבי הינו הצורך בניהול אסטרטגי של הארגון בתקופה של שינויים מהירים, תחרות ומעבר לכלכלת המידע. תפיסת סרגל ההישגים המאוזן באה ליישם את האסטרטגיה על ידי תרגומה לשפה אופרטיבית אותה מבין הארגון והעובד הבודד.

אפקטיביות עסקית דרך סרגל הישגים מאוזן (Balanced ScoreCard) - השאיפה המתמדת של ארגון היא להשתפר כל הזמן, להגיע להישגים גבוהים יותר, לעסוק בפעולות התייעלות, הגדרת יעדים ומדדים, ביצוע ניתוחי עיסוקים, להעמיד את הלקוח במרכז ולשפר את מתן השירות. כל זאת במטרה לשפר את כושר התחרות והתוצאות העסקיות. לשם כך קובע הארגון את האסטרטגיה שתתאים לארגון למשך השנים הבאות. אסטרטגיה הינה מקבץ פעולות, בהן בוחר הארגון לבצע, על מנת להצליח ואין להגביל את ביצועה רק לשורת המנהלים הבכירים בארגון. על האסטרטגיה להיות מובנת ומבוצעת על ידי כל העובדים. כשרב כלי ניהול הביצוע בארגונים בנויים סביב תקציב ותוכנית עבודה שנתית, זו גישה ניהולית המעודדת התנהגות טקטית המיועדת לקצור הישגים בטווח קצר על חשבון הטווח הארוך. גם אם ההצלחה לטווח קצר הנה צורך ניהולי מידי עליו לא ניתן לוותר. אסור לנהל אסטרטגיה בשיטות ניהול המיועדות להישגים טקטיים בלבד.

כיצד השיטה עובדת? על מנת לכוון את הארגון לאפקטיביות ולשיפור התוצאות העסקיות, חייב הארגון לוודא שתשתית המדידה שלו אמינה ומסוגלת להציף כשלים והצלחות בזמן אמת. בנוסף חייב ארגונך לוודא שהמדידה היא רב תחומית ולא מתרכזת בפרמטרים הפיננסיים בלבד. מכיוון שכך, במהלך גיבוש המדדים יש לקבוע מדדים בארבעה תחומים עיקריים: פיננסי- בחינת ההצלחה הכלכלית של הארגון כפי שהיא נמדדת בעיני בעלי המניות, לקוחות- מדידת היחסים עם הלקוחות, תהליכים פנימיים - חיבור בין יעילות לטווח קצר לבין חזון לטווח ארוך, למידה וצמיחה – מדידת יכולות הארגון להשתפר ולהשתנות (דרך מדידת נתונים מתחומים כגון: המשאב האנושי, מערכות המידע בארגון ותחומים חדשים בארגון).

יתרונות יישום סרגל הישגים מאוזן - בעזרת סרגל הישגים מאוזן ניתן לחבר באופן לוגי בין סוגי המדדים השונים ולקשור את כל המדדים בכל אחת מרמות ההיררכיה השונות לאסטרטגיה של כלל הארגון. בשיטה זו ניתן ליצור בנוסף שיתוף במידע ובתהליכי קבלת החלטות תוך יצירת שפה משותפת בין המנהלים, העובדים והיחידות העסקיות. עוד ניתן לבחון, את הקשר בין הביצועים והתגמולים של המנהלים והעובדים. באמצעות כל הכלים הללו ניתן להתבסס על נתוני העבר וההווה ולסקור את המדדים הקריטיים להצלחה עתידית של אסטרטגית הארגון.

יישום סרגל הישגים מאוזן במערכת SAP - מערכת SAP הקיימת בארגונים רבים, כוללת בתוכה את כל הנתונים למדדים בתחומי הפיננסי, לקוחות ותהליכים פנימיים. עבור השכבה הרביעית, למידה וצמיחה, SAP דאגו מבעוד מועד לאפשר לארגון הרוצה ליישם את BSC אפשרות להזין את הנתונים למערכת. במערכת קיימים מדדים האחראים על: הצגת התוצאות באמצעים גרפים מתקדמים, אמינות המידע, ביצועים וייזום פעילות מתקנת. שיעודכנו בזמן אמת.

הזנת הנתונים במערכת SAP - מערכת SAP משתמשת במידע פנימי הקיים במערכת מכל פעילות עסקית שמקיים הארגון ומעבירה את הנתונים לסרגל הנתונים המאוזן. בנוסף, גם המידע המרכז מתעדכן באופן אוטומטי על ידי כל פעולה שנעשית במערכת. הזנת נתונים נוספים אפשרית גם באופן ידני וחד פעמי או בעזרת ממשקים מובנים למערכת SAP שיכולים לספק נתונים על בסיס הערכות או ממידע חיצוני.

לסיכום, להצלחת יישום אסטרטגיית הארגון אין עוד צורך לעבוד בקבצי אקסל ודו"חות מדידה שונים לכל יחידה, אשר אינם מתחברים לתמונת מצב ארגונית אחת. במקום זאת, מערכת מדידה ממוכנת אשר מציגה את הביצועים למול היעדים בפרספקטיבות שונות (לפי יחידות, תקופות, תחום...) ומאפשרת איתור מגמות ותחקור ביצועים. לא עוד "דו"ח ביצועים" לא מעודכן, אלא כלי ניהולי עדכני ונגיש למנהלים בכל הרמות, המהווה תשתית לתרבות ניהולית של מדידת ביצועים ושיפור מתמיד. בנוסף יוצרת השיטה מילון נתונים אחיד בחברה והפיכת דיונים ניהוליים מדיונים בהם נאסף ומוצג המידע על ידי המנהלים לדיונים בהם חוקרים ומנתחים את המידע שמוצג לכולם גם לפני הדיון. התוצאה היא דיונים ניהוליים תכליתיים ואפקטיביים.